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リマインドメッセージを送ってイベント当日の参加率を上げよう

リマインドメッセージを送って イベント当日の参加率を上げよう

公開日:2022/10/29

最終更新:2022/11/18

イベントを開催したが、当日の来場者数は申し込み数を大幅に下回った−−−。

イベントを主催したことがある人であれば、一度はこんな苦い経験があるのではないでしょうか。

 

2015年にPeatixが実施した調査における、事前決済ありのイベントの出席率9割、無料のイベントの出席率7割弱という結果からも、申込者全員が参加するケースはあまり多くないことが分かります。

グラフ:イベント参加率(2015)Peatix

無料勉強会の平均出席率は67.5% :勉強会 参加/無断欠席率を出してみた より)

Peatixでは、イベント開始時間の24時間前に、イベントの日時や参加方法を記載した内容をアプリへのプッシュ通知とメールにて送信しています。

関連ヘルプ:参加者にイベントのリマインドメールは送信されますか?

この記事では、主催者がPeatixの管理画面にてイベント参加者にリマインドメッセージを送るポイントと手順について解説します。

 

おさえるべき3つのポイント

  1. 状況に合わせて、イベント管理画面の「注文一覧」または「参加者一覧」からメッセージを送る
    「注文一覧」からも「参加者一覧」からもメッセージの送信が可能ですが、チケット譲渡の状況や支払い状況(注文キャンセルやコンビニ未払い)に応じて、送信する方法を選択してください。詳しくは下記の「リマインドメッセージを送る方法」を確認してください。

  2. オンラインイベントの場合はイベント当日にも送る
    会場参加のイベントとは違い、オンラインイベントは移動の手間が必要ないため、イベントギリギリまで参加者は別のことをやっていることも珍しくありません。
    イベント3時間前や1時間前などの直前で再度リマインドメッセージを送ってみましょう。

  3. イベントの内容や当日の流れをメッセージ内に記載する
    イベントの詳細欄に当日のタイムスケジュールや概要が書いてあるかもしれませんが、リマインドメッセージで改めて送付することで参加者が当日のイメージを改めて掴むことにつながり、当日の期待感を高めます。

 

リマインドメッセージを送る方法

まず、イベントの管理画面にて「参加者」を確認します。

この時、「注文一覧」と「参加者一覧」のどちらを選択しているか、確認しましょう。イベント管理画面_参加者一覧タブ  

どちらのタブを選んでもメッセージを送信できますが、以下のとおり送信先が異なります。

 

参加者一覧:

チケット所有者の一覧です(コンビニ/ATM支払い待ちの人を含む)。
チケットの所有者(実際にイベントに参加する人)に対して、全員(コンビニ/ATM支払い待ちの人を含む)または個別にメッセージを送信できます。

Peatixでは、チケット購入者が知人等にチケットを譲る(譲渡する)ことが可能です。チケットを譲られた人は、Peatixアカウントを作成してチケットを受け取り、チケット所有者になります。チケット未受け取りの状態では、参加者一覧上は名無しの状態で「(譲渡済/未受取)」と表示されます。

参加者一覧からメッセージを送る場合、チケット所有者となった知人(チケットを譲り受けた人)に送信されますので、譲渡元のチケット購入者と譲渡未受け取りの人にはメッセージは届きません。

関連ヘルプ:

  - 参加者全員にメッセージを送信する

  - 参加者に個別にメッセージを送信する

 

注文一覧:

すべての注文(キャンセル済含む)の一覧です。

チケットの購入者全員または個別にメッセージを送信できます。チケットの種類や支払状況ごとにフィルターを設定することで、特定の購入者に向けて送信できます。譲渡されたチケットを受け取った人は購入者ではないので、メッセージは届きません。

関連ヘルプ:支払状況やチケットごとにメッセージを送信する

 

以上の仕組みを踏まえて、状況に合わせて以下の方法でリマインドメッセージを送ってください。
譲渡チケットの有無、コンビニ未払いの有無によって、送信方法を工夫する必要があります。

 

<イベントページの設定で「チケットの譲渡不可」にしている場合>
「注文一覧」の「支払い済み」にフィルタかけ、「フィルタを適用」して送る

<イベントページの設定で「チケットの譲渡可能」にしている場合>

メッセージを送る時点で、譲渡されているチケットが:

・ない→「注文一覧」から支払い状況を「支払い済み」にフィルタをかけ、「フィルタを適用」して送る

・ある→コンビニ/ATMの支払い待ちが:

・ない→「参加者一覧」から「参加者全員に通知」で送る(参加者の中に、譲渡未受 取の人がいる場合は、さらに「注文一覧」から該当の注文者に個別に送信する)

・ある→①「注文一覧」から支払い状況を「支払い済み」にフィルタをかけ、「フィルタを適用」して送る。さらに、②譲渡チケットを受け取った人には「参加者一覧」から個別に送信する。

 

<注意点>

参加者一覧・注文一覧いずれのメッセージ機能も以下に留意してください。

・メッセージを送信できる期間はイベント終了から30日間です。

・メッセージ内容に「< >」は使用できません。

・メッセージにファイルは添付できません。ファイルを送付する必要がある場合、以下の操作ガイドをご確認ください。

関連ヘルプ:参加者に電子ファイルを配布する方法は?

 

リマインドメッセージを受け取る側の仕組み

送られたメッセージは受信者のPeatixアカウントの受信箱に格納され、同じ内容が受信者の登録メールアドレスに転送されます。

リマインドメッセージのサンプル