この記事では、Peatixのイベント当日に、来場者の受付を効率的に行うコツを解説します。
会場で実施するイベントでは、チケットを申し込んだ参加者かどうかを受付で確認します。
Peatixが発行する電子チケットをもとに受付する方法をいくつかご用意していますので、具体的な手順は以下の操作ガイドをご確認ください。ダウンロード版の資料もございます。
関連ヘルプ：参加者の受付をする
イベント受付ガイド（PDF）をダウンロードする
すべての受付方法に共通して、効率的に受付する5つのコツは以下のとおりです。
1.適切な受付方法を選択する
会場の規模や環境、当日の参加人員によって適切な受付方法が変わります。
ご自身のイベントに合った受付方法を選択しましょう。
参考までに、状況に応じたお勧めは：
– 100人以上の場合：QRコード、アプリチケットでのチェックインがお勧め
– 受付窓口分の読取用端末を準備できる場合：QRコードでのチェックインがお勧め
– 受付窓口に十分な事前のトレーニングができない、もしくはマニュアルが準備ができない場合：紙のリストもしくはパソコンでのチェックインがお勧め
2.イレギュラー窓口を準備する
電子チケットのため、スマートフォンの電源切れ、アカウントにログインできない、アプリがうまく起動しないなどのトラブルは発生しえます。
このようなスムーズに受付ができないお客様に対応するイレギュラー窓口を設置して、受付全体に影響が出ないようにしましょう。パソコンでイベント管理画面の参加者一覧からお名前を検索し、手動でチェックインをすることができますし、紙の名簿を準備して受付けることもできます。
3.事前のチケット準備をお願いする
誘導担当のスタッフが「お手元のスマートフォンにチケットを表示して受付にお越しください」と声がけすることで、受付に到着したらすぐにチケット確認ができ、スムーズな受付が可能になります。イベント前にリマインドメッセージを送り、「チケットを確認する方法」のガイドを添えるのも効果的です。
QRコードでの受付を行う場合は「お手元のスマートフォンにQRコードを表示して受付にお越しください」と声がけするのが有効です。
チケットの表示が難しい人がいた場合は、お名前の確認で受付できるイレギュラー窓口に速やかに案内してください。
4.イレギュラーケースを事前に想定しておく
チケットがうまく表示できないケース以外にも、イレギュラーケースが発生する可能性があります。
できるだけ多くのパターンを事前に想定して対応を検討しておくと、問題が起きた時にスムーズに対処できます。
イベント受付ガイド（PDF）にいくつか代表的なイレギュラーケースを記載していますのでご参考ください。
5.スタッフでチケットを申し込み、受付テストをする
有料チケットであればスタッフに割引コードを渡し、無料で申し込んでもらいましょう。現場で事前に受付画面やチェックインを試しておくと、当日スタッフの安心感に繋がります。