イベント開催日時を変更/キャンセルする方法 | 主催者ガイド Peatix University

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イベント開催日時を変更/キャンセルする方法

公開日:2024/03/27

最終更新:2024/04/24

せっかく準備したイベントでも、天候や災害など不測の事態によって開催日時を変更(前倒しや延期)や中止にせざるを得ないこともありますよね。

今回は、ピーティックスで作成したイベントを日時変更もしくはキャンセルする場合の詳しい方法を解説します。

 

目次

イベント開催日時を変更する場合

イベントをキャンセルする場合

イベント開催日時変更・キャンセル連絡のメッセージ例

 

イベント開催日時を変更する場合

振替開催日が確定している場合に限り、公開後のイベントページの日時設定の変更が可能です。振替開催日が確定しない場合は、「イベントをキャンセルする場合」にお進みください。

変更を希望する場合は以下の情報を添えて、主催者アカウントの登録メールアドレスにてこちらのフォームよりご連絡ください。現在ご登録のイベント開始日時後に変更はできませんので、必ずイベント開始日時前にご連絡ください。

・公開中のイベントページURL

・現在のイベント開催日時(開始:yyyy年/mm月/dd日  hh:mm開始時間〜  終了: yyyy年/mm月/dd日  hh:mm終了時間)

・振替開催日時(開始:yyyy年/mm月/dd日  hh:mm開始時間 〜  終了: yyyy年/mm月/dd日  hh:mm終了時間)

・変更理由

※確認のやりとりを省くため、開始時間・終了時間に変更がない場合も、振替開催日時に開始時間・終了時間を合わせて記載してください。

 

日時変更が決定したら、イベント申込者にメッセージで連絡

イベントが日時変更された場合、ピーティックスからイベント申込者に自動でメッセージは送信されません。

イベントページの詳細欄に日時変更決定の旨を追記の上、速やかに主催者ご自身からイベント申込者にメッセージで連絡してください。メッセージには、以下の内容を記載することをおすすめします。詳しい文面は、イベント開催日時変更・キャンセル連絡のメッセージ例をご参照ください。

・イベント日時変更の決定とその理由

・振替開催日時

・振替開催日時での参加が難しい場合のチケットキャンセル/返金の受付可否

・チケットキャンセル/返金を受け付ける場合の連絡方法

 

▼メッセージの送信について

ピーティックスでは、イベント申込者全員へ一斉にメッセージを送ることができます。また、チケット代金を支払い済みの人のみを抽出して連絡することなども可能です。詳しくは、参加者にメッセージを送信するをご参照ください。

 

▼チケットキャンセル依頼への対応について

チケットのキャンセル方法は、チケットのキャンセル依頼に対応するをご参照ください。特に有料チケットを事前決済で販売している場合、返金手数料が発生する可能性があるので、必ずご確認ください。

 

イベントをキャンセルする場合

イベント申込者に事前に連絡の上、イベントページからキャンセルしてください。キャンセル手続きは、イベント開始時刻前まで可能です

 

イベントをキャンセルすると起こること

イベントをキャンセルすると、以下のことが自動で起こります。

・公開されたイベントページが削除され、URLにアクセスしても閲覧できなくなる。

・フォームで取得していた参加者リスト(CSV)が見られなくなる。

・チケット申込者に送られていたチケットが、申込者のアプリから削除される。

・イベント申込者に対して、イベントがキャンセルされたことを伝えるメールがピーティックスから送られる。

・有料チケットを事前支払いで販売していた場合、チケット申込者に対してチケット料金が払い戻される。

 

▼チケット申込者がクレジットカードで購入していた場合

そのままクレジットカードを通してチケット代金の払い戻しが行われます。

※ただし、注文日から50日以上が経過したチケットに関しては、主催者負担で1件あたり340円の返金手数料がかかります。

 

▼チケット申込者がコンビニ/ATM決済で購入していた場合

ピーティックスからメールが配信され、申込者の指定銀行口座に返金されます。

※主催者負担で1件あたり340円の返金手数料がかかります。なお、申込者が支払ったコンビニ/ATM払いの手数料220円は返金されません。

 

キャンセル手続き前に、イベント申込者にメッセージで連絡

イベントをキャンセルすると、ピーティックスから自動でイベントがキャンセルされたことをお伝えするメールがイベント申込者へ送信されます。

 

▼ピーティックスから送られるイベントキャンセルメールのサンプル

イベントキャンセルメールサンプル

 

イベントキャンセルメールが送信される前に、主催者からメッセージを送ると丁寧です。メッセージには、以下の内容を記載することをおすすめします。詳しい文面は、イベント開催日時変更・キャンセル連絡のメッセージ例をご参照ください。

・イベントキャンセルの理由

・日程を変更した再開催はあるのか(検討する可能性があるかどうか伝える)

 

▼メッセージの送信について

ピーティックスでは、イベント申込者全員へ一斉にメッセージを送ることができます。また、チケット代金を支払い済みの人のみを抽出して連絡することなども可能です。詳しくは、参加者にメッセージを送信するをご参照ください。

 ※イベント申込者へのメッセージは、イベントページに設定したイベント終了日から30日間送ることができます。イベント終了日から30日後からは、イベント画面からメッセージを送ることができなくなるため、ご注意ください。

 

イベントをキャンセルする

イベント申込者への連絡が完了したら、イベントをキャンセルします。詳しい手続きについては、イベントを中止したい場合は?の「イベントのキャンセル方法」をご参照ください。

 

イベント開催日時変更・キャンセル連絡のメッセージ例

<開催日時変更連絡 メッセージ例>

 

件名:【重要】台風の影響によるイベント日時変更のお知らせ

本文:

いつも大変お世話になっております。〇〇(イベント名)実行委員会です。

このたびは、当イベントにご参加を予定いただいておりました皆様に、大切なお知らせがございます。

誠に残念ながら、近日中に接近が予想される台風〇〇の影響により、安全を最優先とした結果、〇月〇日に予定しておりました「〇〇イベント」を延期させていただくこととなりました。

 

【延期後の日程】

△月△日(詳細は後日改めてメッセージにてご案内いたします)

 

【参加費について】

すでにお支払いいただいた参加費については、延期後のイベントにそのまま適用させていただきます。延期後の日程にご都合がつかない場合は、返金対応をさせていただきますので、ご連絡ください。

 

【今後の連絡について】

延期日程など、詳細が決まり次第、メッセージにて速やかにご案内させていただきます。また、イベントの公式ウェブサイトやSNSでも情報を更新してまいりますので、ご確認いただけますと幸いです。

 

皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、安全第一での判断であることをご理解賜りますようお願い申し上げます。

なお、ご質問等ございましたら、ピーティックスにログイン後、メッセージ機能にてお気軽にお問い合わせください。

 

最後になりますが、台風接近中はどうかご自身の安全を最優先に行動されますよう、心よりお願い申し上げます。

 

〇〇イベント実行委員会

 

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<キャンセル連絡 メッセージ例>

 

件名:【緊急】台風の影響によるイベント中止のお知らせ

本文:

いつも大変お世話になっております。〇〇(イベント名)実行委員会です。

このたびは、当イベントにご参加を予定いただいておりました皆様に、大切なお知らせがございます。

誠に残念ながら、近日中に接近が予想される台風〇〇の影響により、安全を最優先とした結果、〇月〇日に予定しておりました「〇〇イベント」を中止させていただくこととなりました。

 

【参加費について】

すでにお支払いいただいた参加費については返金いたします。返金手続きについては、別途送付されているピーティックスからのメールをご確認ください。

 

【今後のイベントについて】

現在、イベントの再開催に向けての検討を行っておりますが、具体的な日程等については未定です。詳細が決まり次第、改めてご案内させていただきます。

 

皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、安全第一での判断であることをご理解賜りますようお願い申し上げます。

なお、ご質問等ございましたら、ピーティックスにログイン後、メッセージ機能にてお気軽にお問い合わせください。

 

最後になりますが、台風接近中はどうかご自身の安全を最優先に行動されますよう、心よりお願い申し上げます。

 

〇〇イベント実行委員会