「準備から当日受付まで、これまでと比べて100倍楽に」イベント管理のDXで叶う省力化 | 主催者ガイド Peatix University

Peatix University 活用事例 「準備から当日受付まで、これまでと比べて100倍楽に」イベント管理のDXで叶う省力化

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「準備から当日受付まで、これまでと比べて100倍楽に」イベント管理のDXで叶う省力化

公開日:2023/10/25

最終更新:2023/10/25

”TMI総合法律事務所”様のPeatix活用ポイントまとめ

  • 直前の内容変更でも、すぐに対応できるイベントページ編集機能
  • 限定公開機能で、特定の組織のみに案内が可能
  • QRコードチケットで、スピーディな受付を実現

 

グループ名:【TMI総合法律事務所】防衛・経済安全保障プラクティスグループ    

イベント概要

形態:オンラインイベント、会場開催イベント

規模:数十〜百名程度

頻度:1か月に1回程度

目的:イベント集客、申し込み管理

利用機能:限定公開機能、メッセージ機能、QRコード発行機能


TMI総合法律事務所は、企業法務や知的財産法務を中心に扱う日本で有数の総合法律事務所です。1990年の設立当初から知的財産権の分野を得意とし、”知財のTMI”とも呼ばれています。

このTMI総合法律事務所に所属する弁護士によって結成されたのが、【TMI総合法律事務所】防衛・経済安全保障プラクティスグループです。

このグループでは、政治経済やIT分野などの専門家が政財界や官公庁およびアカデミア等と連携しながら、企業の経済安全保障対応に必要な各種コンサルティングや企業のロビイング活動支援などのサービスを提供しています。

今回は、TMI総合法律事務所が開催するセミナー運営に携わっている、弁護士の白石さん・中山さん、秘書の小田さん・喜多さんより、これまでのセミナー開催における課題感や、Peatix導入後の変化などについて、お話をうかがいました。

白石さん・中山さんプロフィール写真白石和泰さん(左)・中山翔太さん(右)

 

膨大な手間と時間がかかっていた従来のセミナー運営

TMI総合法律事務所は、日本の法律事務所としては珍しく、それぞれの業界や分野の第一人者を招いてのセミナーやシンポジウムを開催する機会が多いそうです。

所属する個々の弁護士が企画したセミナーを管轄するために、事務所内には「セミナー委員会」という組織が設けられています。普段はそれぞれの弁護士がセミナーを企画して委員会の確認を得た後、関係者のメールリスト宛に案内を送る方法を取っているとのこと。

「案内のチラシには申し込み用のメールアドレスを記載し、そこに連絡してきた参加者名を手動でExcelにリストアップする方法を取っています。しかし、担当以外の弁護士が個別に申し込みを承るパターンもあるため、申込者リストへの追記の抜け漏れなど管理面での不安がありますし、かなり手間と時間もかかりますね」

 

自分たちで手軽に修正ができるイベントページ

TMI総合法律事務所がPeatixを初めて利用したのは、2021年12月に開催したシンポジウムであり、その後も定期的に利用を続けています。

「最初にPeatixを利用した時は、10月に企画して2か月後の12月に開催するというタイトなスケジュールでした。この短い期間でシンポジウム専用のウェブページを作りたいと思ったとき、外部業者に委託することなく、無料かつ自分たちの手でイベントページを簡単に作成できるPeatixは大変魅力的であったため、利用してみました」

「外部の登壇者がいるシンポジウムでは、企画から開催当日まで、プロフィールや講演内容などの記載内容に変更が入ることが多々あります。業者に変更を依頼する場合は手間がかかりますが、Peatixならすぐに自分たちで修正して反映できるのが便利ですね」

イベントページ画像簡単に作成できるPeatixのイベントページ

 

特定の人にだけに案内したい場合に便利な限定公開機能

TMI総合法律事務所が開催するセミナーでは、会場参加とオンライン参加の申し込みページを分けており、会場参加は招待者だけに限定したい場合もあるとのこと。そんなときに活用できるのが、イベントURLを知っている人だけがページを閲覧でき、Peatixのイベント検索結果には表示されない「限定公開」機能です。

「参加方法別にそれぞれのイベントページを作成し、プライバシー設定で限定公開を選択したら、企業や組織宛にそのイベントページのURLを送り、その組織内で申し込みページを共有してもらう運営方法を採用しています。このように限定的な環境に向けて案内できる機能が備わっているのもPeatixの魅力ですね」

プライバシー設定画面

関連ページ:特定の人だけにイベントを告知できますか?

 

限られた時間の中でも、圧倒的なスピードでの受付を実現

直近でPeatixを利用したのは、2023年の8月に開催されたシンポジウムです。200人以上の来場者が見込まれる中、手荷物検査を含めて30分という短い時間で受付をしなければなりませんでした。そんな状況の中で役立ったのが、無料の受付用アプリをダウンロードするだけでQRコードを読み込んで受付ができる「QR受付」機能です。

「来場者には様々な世代の方がいらっしゃったため、従来通りの名簿での受付方法も準備していましたが、当日は来場者の9割近くの方々がQRチケットを準備してくださっていました。QRコードチケットならば読み取り時間もほんの数秒のため、とてもスムーズに受付業務を行うことができ、これほど大人数の受付をした感覚はありませんでしたね」

シンポジウム会場写真シンポジウム当日の会場の様子

 

また、Peatixを利用することで、シンポジウム開催後の業務も楽になったそうです。

これまでは、複数人の受付担当者が紙の名簿を所持し、それぞれの紙面上で来場者の名前を確認する受付方法を取っていました。この場合、終了後に複数の名簿を照らし合わせながら全体の出席状況をまとめる作業が発生していました。

「Peatixならば複数人で受付をしても、来場者のデータは全てPeatixの管理画面上に集約されるため、セミナー終了後の業務負担もかなり減りました。本当に準備から当日の受付まで、これまでと比べて100倍楽になった感覚です!」

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