「小規模から大規模学術イベントまで、一元化できて、小回りも効く」歴史ある学術団体の時勢に対応したPeatix活用術 | 主催者ガイド Peatix University

Peatix University 活用事例 「小規模から大規模学術イベントまで、一元化できて、小回りも効く」歴史ある学術団体の時勢に対応したPeatix活用術

公益社団法人日本化学会記事

「小規模から大規模学術イベントまで、一元化できて、小回りも効く」歴史ある学術団体の時勢に対応したPeatix活用術

公開日:2023/05/30

最終更新:2023/08/31

“公益社団法人日本化学会”様のPeatix活用ポイントまとめ

  • 請求書払いオプションの活用で事務局コスト大幅削減
  • 注意書き、購入方法をイベントページに記載し、問い合わせ数減
  • 販売期限を直前まで延ばすことにより、参加者数アップ
  • 規模や運営体制によって、Peatixを利用するかどうか判断


グループ名:公益社団法人日本化学会

イベント概要
形態:オンラインイベント、現地開催イベント
規模:数十名〜数百名程度
頻度:月に2-3回

目的:事前決済、申し込み管理、告知

利用機能:事前決済機能、メッセージ機能、フォーム機能、フォロー機能

 

事務局負担を軽減する「ツールの一元化」と「請求書払い」が導入の決め手

2011年よりサービス提供を始めたPeatix。12年が経過した現在、会員数は840万人を超え常に1万件を超えるイベントが掲載されています。そんななか、研究発表会や講演会、実験教室などを運営する学術団体での利用も増えています。

今回お話を伺うのは“公益社団法人日本化学会(以後、日本化学会)”の河瀬裕介さんと矢部奈津子さん。

 

日本化学会_矢部様河瀬様
左より、河瀬さん、矢部さん。オンラインにてインタビューを行った

 

日本化学会は1978年に創立された、歴史ある学術団体です。約23,000人の産学官の化学に関わる会員により構成され、世界を先導する研究および技術開発による基礎科学の発展ならびに社会実装を通して、持続可能な社会の構築に貢献するという基本理念を掲げ、様々な活動を行っています活動内容のうち、年に2回開催される「春季年会」「CSJ化学フェスタ」という大規模な学術イベントの他、200回を超える講演会や実験教室の一部でPeatixをご利用いただいています。

日本化学会_第103春季年会
2023年3月に開催された第103春季年会より。Peatixは告知のみで利用された

 

導入のきっかけは、4年前、河瀬さんが所属する部の課題アンテナに引っかかったこと。当時は講演会や実験教室の運営(集客〜当日)のイベント管理で、電子メールや自社フォーム、Excel、Filemakerと複数のツールを活用していました。それらを一括管理できるツールを探し、Peatixを見つけました。いくつかを比較検討するなか、最後の決め手は「請求書払い(有料オプション)」だったそうです。

※ 2023年現在、日本化学会は参加者のクレジットカードでの決済率増加により請求書払いは利用していません。

日本化学会_請求書払い説明書き
Peatixが参加者への請求書発行から入金確認、チケット発行までを代行する請求書払いオプションサービス。請求書払いでのチケット販売は、イベント全体の販売期限の14日前(以降はクレジットカード、コンビニ・ATM支払いの支払いオプションが選択可能)で締め切られ、イベント日より前の振込のみを受け付けています。

 

日本化学会では、3ヶ月前には実施概要が決まり、早い段階で告知を打ち出すため、開催日より前に支払いを済ませなければいけないスケジュールでも問題なく会員の皆様に使っていただけました。

「河瀬が導入の旗振り役で、少し経ってから私も利用し始めました。Peatixという言葉すら聞いたこともなかったので最初は正直不安でした(笑)。ですが導入後は、それまで各社からのイベント参加代金を振込みの度に入金処理をしていたのが、Peatixに移行してからは開催後、1度だけの入金処理で済むようになりました。また、参加者への事務連絡をメッセージ機能で一斉に連絡できるなど、さまざまな事務局コストが減少しました。これは雑感ですが、2019年と比べると社会的にもオンライン決済の流れが受け入れられ、他の学術団体でもPeatixの利用が見られるようになったと思います」(矢部さん)

 

「(オンライン)視聴ページ」の細やかな案内が可能にした、イベント直前までの申込受付

2019年のコロナ禍前から導入していたことで、オンラインイベントへの移行もPeatix利用でスムーズに準備できたそうです。申込受付では「イベント視聴ページ」の活用がとても便利だと教えてくれました。

参考ヘルプ:イベント視聴ページとは何ですか? 

日本化学会イベントページ注意文
「R&D懇話会」有機フッ素材料の環境影響・規制と物性モデルにて申込方法他、よくある質問について掲載

 

Peatixをオンラインイベントで使い始めた当初は、開催2日前に申込受付を終了し、参加者を確定させてから電子メールとメッセージ機能で配信URLを送っていました。その後、徐々に視聴ページを介しての配信URL告知にも慣れてきて、現在はイベント開始時刻ギリギリまで申込を受け付けています。
会員の方に安心して参加してもらうため、配信URLの告知方法や注意事項など、丁寧に案内が記載されていることも日本化学会のイベントページの特徴です。

キャンセルポリシーや禁止事項、問い合わせ先などを細かく明記することで、問い合わせ数を減らし、問題発生時に回避できることが増えます。

参考記事:イベントページで網羅、参加者からの問い合わせ・トラブル回避術

 

申し込みにPeatixを使わなくても、「チケットなし」のイベントページで効果的に活用

日本化学会では、イベントの「規模」や「運営体制」でPeatixを使い分けています。

前述した「春季年会」「CSJ化学フェスタ」といった数千人規模の大規模な学術イベントの場合、申込管理や当日受付含む運営などは別のシステムを利用しているため、Peatixには「チケットなし」のページを作成し、「告知のみ」に利用しています。

日本化学会_告知のみイベントページ事例
第12回 CSJ化学フェスタ2022にて「告知のみ」でPeatixを利用した事例。ページ内に別途申込URLを掲載

 

一方、数十人〜数百人ほどの小規模な講演会や実験教室は、申込から当日受付まですべてPeatixで管理するそうです。自分たちで一括管理できるため、イベントページ作成から告知までをスピーディに行える利点があります。

「状況に応じてさまざまなタイプのイベントをすぐに作れるなど、小回りが効くのが非常に良く、準備から当日運営までを一つのツールで一括管理できて、事務局コストが大幅に下がりました。一方、日本化学会では支部それぞれで講演会、実験教室などの事業を活発に行っています。アカウント単位の連携が今のサブオーナー(*)以上にできれば、日本化学会のフォロワーにより興味のある講演会や実験教室の情報を届けられるのではと思っています。また、他の学術団体と申込対象が一緒のこともあるので、同じツールでどこでも参加申込ができれば会員の方にとって便利なのは間違いありません。そういった観点からも、もっとPeatixが活用される世の中になればいいと感じています」(河瀬さん)

 

*参考ヘルプ:
複数名でイベントを管理する :共同管理機能を使ってサブオーナーを追加する

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